Algo que nunca debe faltar en un área de trabajo es el escáner de documentos. El uso de papeles físicos cada vez es menor y las facturas, contratos y recibos son enviados por medio de email. Por esta razón, se requiere escanear una de las copias físicas previo a añadirlas al mensaje que se enviará por internet.

Es igual de útil en ambientes familiares, pues de la misma forma que en una oficina, comunicarse a través de email es algo bastante común. Pero enviar documentos y escanear no es todo lo que pueden hacer. Te permiten almacenar fotos y vídeos en plataformas electrónicas y en la nube, cosas que en físico fácilmente se podrían perder.

Lo más importante

  • Estos aparatos informáticos digitalizan documentos físicos y los traslada al PC o algún otro dispositivo.
  • Los documentos que se digitalizan y son transferidos al aparato principal son capaces de ser guardados ahí, para imprimirse o almacenarse en iCloud o Drive.
  • Este dispositivo se puede conectar al PC o algún otro aparato principal por medio de un cable tipo USB o bien de forma inalámbica: Bluetooth o WiFi, etc.
  • El formato en el que el documento es escaneado puede variar con respecto a su objetivo: PNG, PDF, mapa de bits, JPEG/JPG, entre otros.

Ranking: Los mejores escáneres de documentos del mercado en México

Ahora, te mostramos los 5 modelos que, a nuestra opinión, son los mejores escáneres que encontrarás en el mercado. De esta forma, serás capaz de comparar las diferentes variedades con detalles específicos. En caso de que estés considerando comprar alguno de estos, aquí podrás ver una lista muy útil que te ayudará en tu proceso de elección.

No. 1: Canon – CanoScan Lide 400

La famosa marca Canon trae para ti un modelo de alta velocidad de escaneo, en tan solo 8 segundos. El CanoScan Lide 400 incluye un cable USB tipo C, guarda imágenes y fotos a detalle debido a su resolución de 4800 x 4800 ppp, y tiene la opción de mejorar la imagen, como restaurar el color y la eliminación del polvo.

Podrás disfrutar de una gran facilidad de uso con sus botones EZ. Además con el modo escaneo automático, el escáner detectará y de forma automática escaneara lo que desees. A parte de los botones ya mencionados, también cuenta con unos de PDF integrados los cuales hará que realice todo el proceso y aparte se guarde en documentos tipo PDF.

No. 2: Fujitsu – Escáner Duplex S1300i

Para el segundo modelo Fujitsu te ofrece un aparato que trabaja a color, en escala de grises a 150 ppp y en monocromo a 300 ppp. Además cuenta con conexión USB 2.0. Todo esto garantiza que tus documentos salgan con una alta calidad y además de que tengas una gran facilidad de conectarlo a tu PC y a una toma corrientes para su uso.

Puede detectar de forma automática el color, la función de calidad, el tamaño del papel, escaneo de nube y, por si fuera poco, escaneo a celulares y a tabletas. Como puedes ver este modelo trae todo lo que necesitas, claro, si lo que buscas es solo escanear algunas cosas. No cabe duda, Fujitsu se lució creando un gran ejemplo de producto.

No. 3: Epson – Perfection V370 Latin

Otra marca que es muy conocida aquí en México es Epson, y no podía faltar en esta lista uno de sus productos. La perfection V 370 escanea álbumes de fotos, libros y más, gracias a su tapa que es capaz de levantarse hasta 180°. Esto te facilitará mucho el escaneo, ya que la tapa no será un impedimento para esta actividad tan recurrente.

Podrás restaurar con un solo clic el color en las fotos que se encuentran desvanecidas gracias a Easy Photo Fix. Escanea todo ese material de gran tamaño con la ayuda del programa ArcSoft Scan n’ Stitch Deluxe 2 que se encuentra incluido en este escáner. No habrá nada que no puedas hacer con la ayuda de este asombroso modelo disponible.

No. 4: Brother – ESCANER PORTATIL DS620

Ahora te presentamos un modelo algo diferente, uno portátil. Brother, gran marca, te ha traído un producto el cual podrás llevar de un sitio a otro de forma cómoda. Esto te será útil tanto si trabajas en una oficina como si lo usas en el hogar. Este aparato no será un gasto innecesario si tienes bien claro qué es lo qué vas a hacer con él.

Carga el papel de forma automática, es capaz de escanear a color y es un modelo reformado. Su intalación y uso te serán pan comido, ya que solo debes introducir el CD en la PC, después hacer la instalación y listo! a escanear se ha dicho. Es práctico, cómodo y a los usuarios les encanta, es por eso que tiene muy buenos comentarios.

No. 5: IRISCan – Anywhere 5

En forma portátil como el modelo anterior, IRIS USA nos ha aportado un gran modelo a esta lista. Potente, conveniente y sencillo de usar es algo que se repite entre los usuarios que han comprado este aparato. Puedes escanear fotos y documentos en el camino, lo cual hará que sea más rápido imprimirlo en cuanto tengas la opción de hacerlo.

Si lo que buscas es velocidad de escaneo, este producto es para ti. También tiende a mejorar la calidad de imágenes mucho, tiene una gran capacidad de memoria incluida la cual guardará muchas fotos. Su batería dura más que lo que podrías esperar, llegando a ser utilizada durante largo tiempo. Sin duda, algo que no podrás hacer a un lado.

Guía de compras: Lo que debes saber sobre el escáner de documentos

Previo a invertir en un producto de estos, es necesario conocer cada detalle. Para comenzar los más generales. Luego, los que son más específicos. Es por ello que al poseer un escáner, el propietario debe de comprender conceptos, detalles y las utilidades básicas de este aparato. Ahora, daremos respuesta a la mayoría de las dudas comunes.

La digitalización de documentos por medio de un escáner es un proceso imprescindible hoy en día. (Fuente: Elnur Amikishiyev: 97181108/ 123rf.com)

¿Qué es un escáner de documentos?

Este aparato, por lo general, es un dispositivo periférico que se usa para copiar por medio de la luz, documentos o imágenes impresas en formato digital, a blanco y negro o a color. Esto significa que digitaliza fotos y documentos del papel, llevándolos al formato electrónico, haciéndolo mucho más sencillo de manipular.

¿Cómo funciona un escáner de documentos?

Para que un escáner pueda funcionar se necesita primero de unos aparatos que se llaman CCD, estos captan a través de espejos, la luz que fue reflejada. Ahora, las señales que mencionamos se transmiten a un formato digital mediante un conversor analógico-digital, o en ingles DAC. No obstante, a la PC le llega la transmisión de una gran cantidad de bits.

¿Qué utilidad tiene un escáner de documentos?

Los escáneres te dejan transformar a formato digital documentos en físico. Ya que el formato se ha digitalizado, los documentos son capaces de ser editados, imprimidos o guardados. Puedes darle un uso laboral o doméstico a este tipo de aparatos. Por esa razón, hay modelos diseñados de forma específica para oficinas y otros para el hogar.

Los modelos multifunción son útiles para ciertas profesiones y también algunas casas. No obstante, esto no significa que no cuente con contras, el más obvio es su tamaño, el cual será mayor mientras más funciones deseemos encontrar en él. Por esa razón, veremos unas cuantas ventajas y desventajas de estos dispositivos, para que conozcas un poco más.

Ventajas
  • Puedes escanear, imprimir y enviar
  • Te ahorrarás mucho tiempo de trabajo
  • Hará tus tareas administrativas más ágiles
Desventajas
  • Tiende a necesitar una gran cantidad de espacio
  • Su precio es muy elevado
  • Es un poco más complejo de usar

¿Qué presupuesto necesito para comprar un escáner de documentos?

Todos estos productos son una compra segura entre calidad (servicios, garantías que otorga la empresa y la confiabilidad, entre otras cosas) y precio. El precio ideal y equilibrado es ese que pagamos por un artículo que nos da algunos beneficios deseados por una cantidad de tiempo para poder saldar el pago que haz realizado por él.

Como pudiste observar en los 5 modelos que te recomendamos en el Ranking, los precios de los escáneres de documentos pueden ir desde los $700 pesos, que es lo que presentaría un modelo básico y limitado, hasta los miles que son los tipos más avanzados o que cuentan con la opción de multifunción.

Cada escáner presenta unas funcionalidades diferentes, aunque todos deban cumplir la función básica característica. (Fuente: Piotr Adamowicz: 88546654/ 123rf.com)

¿Por qué es importante digitalizar documentos en escáneres?

Digitalizar un documento mediante un escáner es un proceso indispensable en la actualidad. De forma especial para las marcas que laboran con una gran cantidad de documentos. No lo decimos al azar, así lo han dicho muchos especialistas en estos temas: el proceso de la digitalización ya es parte de nuestro día a día, tanto de pequelas o medianas empresas hasta grandes marcas.

Y como si no bastara con eso, la conservación y la ya mencionada digitalización de los formatos electrónicos brinda un gran beneficio para el medio ambiente debido a que el uso del papel se ve reducido en gran medida. Diciéndolo de esta forma parece ser que digitalizar no supone más que puras ventajas ¿no es así?

Adrián MacíasCEO de Dokumentalistas.com

“la digitalización ahorra tiempo y dinero a las empresas porque ayuda a organizar y buscar archivos”.

¿Todos los escáneres de documentos son iguales?

Todos los distintos modelos de escáneres te brindan cosas diferentes, sin embargo todos tienen que cumplir con una función básica por la cual se conoce. No obstante, si buscas más que solo escanear y digitalizar, algunos te dejan editar o restaurar algunos que estén dañados. Esto puede ser de mucha utilidad al tratar con viejos documentos o fotos con daños.

¿En qué formatos se digitalizan los documentos?

Lo común es que haya dos formatos de digitalización básica de documentos. Dentro de los escáneres es normal escoger entre guardar en TIFF o PDF. Los PDFs son un mapa de bits la cual te deja compartir varios archivos por medio del gratuito Adobe. Esto es lo que se sugiere más si buscas enviar un archivo sin alterarlo.

Dejando eso de lado, el formato TIFF se puede editar y manipular en todo momento usando un software de edición gratuito. Es mucho más antiguo que el PDF y por ello podría presentar algún problema, como por ejemplo el peso, debido a que la cantidad de espacio que ocupa es mucha y es difícil de transportar.

Criterio Formato PDF Formato TIFF
Espacio Ofrece menos espacio Brinda más espacio
Uso Es perfecto para los documentos individuales Es adecuado para una multitud de documentos
Compatibilidad Su compatibilidad está más que garantizada La compatibilidad que tiene se ve muy limitada

¿Qué sistema operativo se necesita para escanear?

Para empezar, ahora la mayoría de los escáneres tienen compatibilidad con Mac y Windows. Sin embargo, previo a invertir en un modelo tienes que comprobar bien sí en efecto es compatible. Debido a que un escáner que no lo es con la PC, no tendrá mucha utilidad. También, en caso de que compres un modelo más antiguo, fíjate bien en que funcione con softwares actuales.

La ciencia avanza. Esto trae muchos beneficios para sus usuarios, no obstante también trae algunos problemas. Es por ello que se debe tener un especial cuidado al comprar para no adquirir productos obsoletos que no duren nada. Un aparato antiguo no te brindará ningún servicio ni las funciones que deseas. La inversión que realices tiene que ser para bien.

El precio variará bastante en función de un dispositivo más simple u otro más complejo y multifunción. (Fuente: Lightfieldstudios: 80648837/ 123rf.com)

¿Qué es la función OCR en un escáner de documentos?

La OCR, que significa Reconocimiento Óptico de Caracteres en español. Ya llegados a la práctica, es un proceso que te deja digitalizar un texto mediante el escáner. El OCR te brinda un sistema que reconoce caracteres como si fuera un alfabeto. De esta forma, se puede modificar usando varios editores de textos, muy versátil y sencillo de usar.

En caso de que queramos escanear una revista o un libro, tendremos la opción de editarlo usando Word. Por esa razón, es de mucha utilidad para esas personas que trabajan escaneando estos documentos. La mayoría de los escáneres cuentan con el sistema OCR añadido pero no todos. Así que, es de mucha importancia encontrar uno que si lo tenga.

Criterios de compra

Previo a invertir en uno de estos aparatos, se necesita observar con cuidado muchos detalles vitales. De la misma forma que otros productos, tienes que saber cómo identificar detalles relevantes en todo modelo. Ahora, veremos unos aspectos esenciales para que te sea más fácil el proceso de elección al momento de comprar un escáner de estos.

  • Funcionalidades
  • Tamaño
  • Resolución
  • Velocidad de escaneo
  • Compatibilidad/Conectividad

Funcionalidades

Así como te mostramos en la lista de los mejores modelos de escáner, hay una gran variedad de tipos con funciones distintas. En caso de que solo busquemos escanear, un aparato que cumpla esta tarea será más que suficiente. Si lo que buscamos son más servicios en un solo modelo, los multifunción bastaran para cumplir esa necesidad.

Es aquí en donde entra al juego el uso que le daremos a este escáner. El precio puede variar dependiendo de si el modelo es más complejo y con multifunción o si se trata de uno más simple. Por lo anterior, si no vemos con antelación el uso que se le dará al escáner multifunción no valdrá la pena comprarlo.

Tamaño

En la actualidad, los escáneres cada vez son más y más compactos, sin embargo es probable que necesites un aparato escáner de mayor tamaño. Para esos casos, no podemos usar cualquier escáner, muchos modelos solo pueden con documentos tipo A4. Si comparamos tenemos que considerarlo y saber que puede afectar el espacio que ocupará.

En caso de que no necesitemos más de A4, nuestro catálogo de oportunidades es muy grande y podremos escoger un modelo compacto como los que mostramos antes. Unos cuantos centímetros que facilitarán el transporte y liberarán algo de espacio en nuestra área de trabajo o mientras nos encontramos escaneando algún tipo de documento en nuestro hogar.

Resolución

De la misma forma que una cámara, una pantalla de teléfono celular o una TV, las gamas de colores y la resolución pueden afectar mucho a la calidad del producto. En caso de que solo vayamos a escanear documentos a blanco y negro, como contratos o facturas, quizás no tenga tanta importancia como hacer trabajos más coloridos y detallistas.

Si queremos saber si nos encontramos un escáner con una buena resolución o no, tenemos que fijarnos bien en el valor Dots Per Inch, o DPI. Mientras más grande sea el valor que posee, mayor sea la resolución que tenga y, de este modo, la calidad visual digital del archivo también lo será. Así que tómalo muy en cuenta.

Se recomienda que la resolución de las fotografía sea de, mínimo, 300 Points Per Inch o PPI, pero para los más simples como documentos en blanco y negro 100 PPI será más que suficiente y necesitará de menos espacio.

Velocidad de escaneo

Este detalle técnico de los escáneres es expresado por la cantidad de páginas por minuto. Si lo que quieres es escanear una gran cantidad de documentos sin ningún inconveniente, debemos prestar especial atención a este factor. Si no lo hacemos el escáner podrá ser lento o no te brindará el escaneo a doble cara, lo cual podrá retrasarte.

La velocidad de 24 a 25 páginas por minuto se puede considerar como rápida, la de 15 a 20 es lo ideal y lo que se encuentra por debajo de 15 son valores que no nos serían de mucha ayuda en situaciones de urgencia, en la cuales necesitemos escanear rápidamente los documentos en una cantidad de tiempo determinado.

Compatibilidad/Conectividad

¿Nos será de utilidad un escáner que no sea capaz de transferir archivos digitales a la PC? Previo a escoger un modelo tenemos que asegurarnos de que son compatibles con el sistema operativo que posee nuestra PC. Hoy en día están preparados para poder ser usados con Mac o Windows pero es posible que los modelos viejos no lo estén.

Mientras más sean las opciones de conectividad que posea el escáner, se volverá más versátil. De esta forma, en caso de requerir una vía USB 2.0 te brindará mucha más rapidez de transferencia. Pueden ofrecer conexiones Wireless como Bluetooth, WiFi o las dos. Para ambos, debemos cerciorarnos de su velocidad para enviar y recibir datos.

Resumen

Existe un modelo de escáner para cada usuario, considerando las funciones, gustos, presupuesto y necesidades. Cabe destacar la importancia de seguir los pasos que te hemos brindado a lo largo de esta guía, antes de ir a comprar algún modelo. Actualmente, la ciencia nos da la oportunidad de comprar aparatos cada vez más avanzados en el mercado.

Debido a esto, es conveniente fijarse en cada oferta y pensar en la posibilidad de comprar un modelo de escáner que te brinde una buena calidad en sus productos de forma garantizada. En ocasiones, buscar por un tiempo más prolongado puede hacer que ahorres una gran cantidad de dinero. ¿Tienes una idea del modelo que quieres? Cómpralo.

¿Te ha gustado esta guía sobre los escáneres de documentos? Entonces, por favor compártela en tus redes sociales y déjanos un comentario.¡Hasta la próxima!

(Fuente de la imagen destacada: Loganban: 38387768/ 123rf.com)

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